Relocalisation de bureau à Ottawa : Étape par étape

Introduction

La relocalisation d'un bureau est un projet à enjeux élevés. Il ne s'agit pas seulement de déménager des bureaux ; il s'agit de transplanter la culture et les opérations de votre entreprise dans un nouveau terreau. Que vous preniez de l'expansion d'un incubateur de startups à Centretown pour occuper un étage complet à Kanata, une relocalisation de bureau à Ottawa exige une précision militaire. Ce guide étape par étape vous guide à travers la phase d'exécution pour assurer un transfert sans faille.

Étape 1 : Le plan d'aménagement

Avant d'emballer la moindre agrafeuse, vous avez besoin d'un plan directeur. Travaillez avec un designer ou votre gestionnaire de bureau pour cartographier le nouvel espace. Où ira le bureau de réception ? Y a-t-il suffisamment de puissance dans la salle des serveurs ? Attribuez à chaque employé un numéro de bureau spécifique sur cette carte. Cette « carte de destination » est la bible pour les déménageurs. Sans elle, vous aurez une pile de bureaux non identifiés au milieu de la pièce le lundi matin.

Étape 2 : La déconnexion informatique

Le vendredi après-midi est la « fermeture ». Votre équipe informatique (ou votre fournisseur de services gérés) doit systématiquement éteindre les serveurs, étiqueter chaque câble et emballer les claviers/souris avec leurs moniteurs correspondants. Ne laissez pas les déménageurs réguliers débrancher les serveurs. Ce matériel implique des données sensibles et nécessite une manipulation spécialisée (papier à bulles antistatique, monte-charge pour serveurs).

Étape 3 : Le déménagement physique (fin de semaine)

Le samedi est le jour du « travail lourd ». Les déménageurs arrivent pour démonter les meubles, charger les camions et tout transporter. À Ottawa, la circulation est plus légère les fins de semaine, mais assurez-vous que le système CVC de l'immeuble fonctionne (certains immeubles coupent la climatisation les fins de semaine pour économiser de l'argent). Avoir un « superviseur de déménagement » à la fois à l'ancien et au nouvel emplacement est essentiel pour diriger la circulation.

Étape 4 : Reconnexion et tests

Le dimanche est le « jour des tests ». Les meubles sont remontés. L'équipe informatique reconnecte le réseau. *Testez tout.* Les téléphones sonnent-ils ? Le Wi-Fi atteint-il le bureau du coin ? Régler ces problèmes le dimanche est infiniment mieux que de les découvrir lorsque le PDG arrive le lundi à 8 heures.

Étape 5 : Le comité de « bon retour »

Le lundi matin est axé sur le moral. Les employés seront désorientés. Ayez une « trousse de bienvenue » sur chaque bureau avec le nouveau mot de passe Wi-Fi, une carte du quartier (cafés, lieux de restauration pour le dîner) et des instructions sur la façon d'utiliser le nouveau thermostat ou système de sécurité. Un petit-déjeuner gratuit ne fait pas de mal non plus.

Pourquoi cela est important pour les entreprises d'Ottawa

« L'effet du gouvernement fédéral » a un impact sur les déménagements de bureaux ici. De nombreux immeubles du centre-ville d'Ottawa partagent des espaces avec des ministères gouvernementaux valides. Cela signifie que les autorisations de sécurité pour les déménageurs sont souvent obligatoires. Vous ne pouvez pas simplement amener n'importe quelle main-d'œuvre occasionnelle. Votre compagnie de déménagement doit fournir les noms de tous les membres de l'équipe 48 heures à l'avance pour un contrôle de sécurité au quai de chargement. Si vous ne le faites pas, le camion sera refoulé.

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Utilisez notre aide-mémoire pour les déménagements commerciaux‍ pour vous assurer de n'avoir oublié aucune étape de préparation. L'objectif de tout ce processus est de minimiser les temps d'arrêt‍, alors gardez l'efficacité à l'esprit. Si vous vous débarrassez de vieux meubles, vérifiez s'ils peuvent être donnés — de nombreux organismes de bienfaisance d'Ottawa acceptent les meubles de bureau, ce qui peut être une déduction fiscale ; voir le désencombrement pour les principes.

FAQ

Q : Combien coûte un déménagement de bureau par employé ?

R : Une référence approximative dans l'industrie est de 150 $ à 300 $ par employé pour le déménagement physique, à l'exclusion des coûts informatiques et des nouveaux meubles.

Q : Les déménageurs débranchent-ils les ordinateurs ?

R : Généralement, non. Il s'agit d'un problème de responsabilité. Ils déplacent le matériel, mais votre personnel ou votre équipe informatique doit effectuer la déconnexion/reconnexion.

Q : Qu'en est-il des photocopieurs ?

R : Les grandes imprimantes multifonctions sont louées. Vous devez appeler la compagnie de location (par exemple, Canon, Xerox) pour les déplacer. Y accéder de manière incorrecte peut annuler votre contrat de service.

Q : Pouvons-nous laisser des dossiers dans les classeurs ?

R : Classeurs verticaux : Non (ils plieront). Classeurs latéraux : Généralement oui, s'ils sont verrouillés et au rez-de-chaussée, mais les vider est toujours plus sûr.

Q : Ai-je besoin d'un permis pour le conteneur/la benne à ordures ?

R : Si vous vous débarrassez de vieux meubles et que la benne à ordures est dans la rue, oui. Vous avez besoin d'un permis d'occupation d'emprise de la Ville d'Ottawa.

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Une relocalisation de bureau est un test de la force organisationnelle de votre entreprise. Bien exécuté, il dynamise l'équipe et signale la croissance. Mal exécuté, il tue la productivité. Les partenaires commerciaux d'UpMove sont des vétérans du paysage des bureaux d'Ottawa, prêts à exécuter votre déménagement avec la discrétion et l'efficacité que votre entreprise exige.

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